Etikprövningsmyndighetens behandling av personuppgifter

Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombudet

Etikprövningsmyndigheten är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter inom ramen för sin verksamhet.

Hos Etikprövningsmyndigheten finns ett dataskyddsombud som arbetar med frågor som gäller myndighetens efterlevnad av dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudet kan nås via e-post, [email protected]

Ändamål och rättslig grund

Etikprövningsmyndigheten prövar ansökningar om etikprövning enligt lagen (2003:460) om etikprövning som avser människor. Myndigheten prövar även vissa frågor enligt lagen (2002:297) om biobanker i hälso- och sjukvården med mera samt fastställer dosrestriktioner enligt strålskyddsförordningen (2018:506). Myndigheten pröva även vissa ansökningar enligt lagen (2021:603) med kompletterande bestämmelser om etisk granskning till EU:s förordningar om medicintekniska produkter samt lagen (2018:1091) med kompletterande bestämmelser om etisk granskning till EU:s förordning om kliniska prövningar av humanläkemedel.

Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter i alla delar av sin verksamhet – allt från uppgifter om personal och ledamöter till personuppgifter i processerna vid prövningen av ansökningar. När myndigheten samlar in personuppgifter finns information om ändamål, rättslig grund, hanteringen och skyddet av uppgifter och om den registrerades rättigheter.

Den rättsliga grunden när Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter är i huvudsak att uppgifterna är:

• nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse
• nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse
• led i myndighetsutövning.

Så här behandlar Etikprövningsmyndigheten personuppgifter

Offentlighetsprincipen

Etikprövningsmyndigheten är en statlig myndighet. Meddelanden som skickas till Etikprövningsmyndigheten omfattas av offentlighetsprincipen och blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har Etikprövningsmyndigheten ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning anses nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Ansökan om etikprövning

Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter om kontaktpersoner hos den som söker tillståndet samt, i förekommande fall, personuppgifter om enskilda forskare som deltar i den studie som ansökan avser. Uppgifterna behandlas för att handlägga ärendet och informera allmänheten om befintliga godkännanden. Behandlingen är nödvändig som ett led i Etikprövningsmyndighetens myndighetsutövning.

Statistik

Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter för statistiska ändamål. Personuppgifterna hämtas från ansökan. Behandlingen anses nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Frågor

Etikprövningsmyndigheten behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden är uppgift av allmänt intresse.

Enkäter och prenumerationer

Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av myndighetens nyhetsbrev. Behandlingen sker för att myndigheten ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut information. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter i samband med enkäter för att förbättra myndighetens verksamhet. Den rättsliga grunden är uppgift av allmänt intresse.

Ansökan om arbete

Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skicks in till myndigheten. Personuppgifterna behandlas för att Etikprövningsmyndigheten ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i Etikprövningsmyndighetens myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Uppgifter om anställda och ledamöter

Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter om anställda och ledamöter. Personuppgifterna behandlas för att Etikprövningsmyndigheten ska kunna administrera sin interna verksamhet. Behandlingen sker som ett led i behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter till enskilda som vänt sig till myndigheten. Om ärendet i grunden avser en organisation och en kontaktperson har angetts för organisationen behandlas namn och kontaktuppgifter till tillkontaktpersonen. Ärenden som registreras får ett diarienummmer.

Vem kan ta del av uppgifterna?

De medarbetare och ledamöter på Etikprövningsmyndigheten som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

Förutom de utlämnanden av personuppgifter som Etikprövningsmyndigheten behöver göra till följd av offentlighetsprincipen använder sig myndigheten i vissa fall av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas för endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som Etikprövningsmyndigheten har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning för vidare aldrig ta del av fler uppgifter än vad om krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Etikprövningsmyndigheten omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Etikprövningsmyndigheten använder personuppgiftsbiträden för olika typer av IT-tjänster och kommunikationstjänster och andra administrativa tjänster.

Period under vilken personuppgifterna kommer att lagras

Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Etikprövningsmyndigheten följer dessa regler o bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

 Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som är registrerad hos Etikprövningsmyndigheten vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör vår behandling av dina personuppgifter kn du vända dig till myndighetens dataskyddsombud på e-post, dataskyddsombud @etikprovning.se.

Du har rätt att få information om och i så fall hur dina personuppgifter behandlas. Du har bland annat rätt att veta för vilka ändamål, med vilken rättslig grund och på vilket sätt myndigheten behandlar dina personuppgifter.

Du kan begära att få ett besked om huruvida Etikprövningsmyndigheten behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa, ett registerutdrag.

Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter rättade samt rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter. Det finns också en rätt att under vissa förutsättningar få uppgifter raderade eller invända mot en behandling av dina personuppgifter. Vidare finns en rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet och en rätt att när som helst återta ett lämnat samtycke.